Étape 0 : le tableur, et ses limites
La quasi-totalité des cabinets démarre avec un tableur et un dossier partagé. Cela fonctionne jusqu'à une dizaine de dossiers simultanés. Au-delà, trois problèmes apparaissent : la saisie des dates de validité n'est jamais à jour, l'historique des relances vit dans les boîtes mail individuelles, et personne ne sait dire en dix secondes ce qui manque exactement sur un dossier donné.
Étape 1 : la GED seule
Un espace documentaire partagé résout le stockage, pas le suivi. Sans nommage normalisé et sans extraction des dates, la GED devient un cimetière de PDF. La valeur n'apparaît que si le classement est imposé automatiquement : par nature de pièce, puis par intervenant, avec les dates de validité en préfixe de nom de fichier.
Étape 2 : lecture automatique des pièces
C'est le vrai saut de productivité. Une lecture automatisée doit extraire, pour chaque document déposé : sa nature (attestation décennale, PV de réception, devis, facture, contrat, DOC), l'entreprise concernée avec son SIRET, les dates de validité, les activités garanties, la présence de la mention de la loi du 4 janvier 1978, et produire un résumé. Elle doit aussi détecter les doublons et reconstituer un document scanné en plusieurs images en un seul PDF.
Étape 3 : le raisonnement sur le manquant
Extraire ne suffit pas. L'outil doit comparer ce qui est reçu à ce qui est attendu, intervenant par intervenant, et calculer les périodes non couvertes entre DOC et réception. C'est cette liste précise — et non une demande générique de « vos attestations » — qui déclenche une réponse rapide des entreprises.
Étape 4 : la relance, option et non automatisme imposé
Beaucoup de cabinets refusent, à juste titre, qu'un email parte à leur client sans validation. Un bon outil propose donc les deux modes : relance manuelle avec prévisualisation intégrale de l'email et sélection des destinataires, ou relance programmée pour les cabinets qui le souhaitent. Dans les deux cas, l'envoi doit se faire à l'identité du cabinet — nom, logo, couleurs, adresse d'expédition — et non à celle de l'éditeur.
Critères de choix
- Cloisonnement des accès par organisation et par dossier, avec profils de droits paramétrables.
- Journal d'activité horodaté et inaltérable de chaque action sur chaque pièce.
- Export intégral du dossier en un clic, sous forme d'archive exploitable hors de l'outil.
- Hébergement européen, chiffrement, sauvegardes testées, conformité RGPD documentée.
- Propriété des données au client, réversibilité contractuelle garantie.
- Marque blanche pour les échanges avec les clients et les intervenants.
- Modularité : pouvoir utiliser le module cabinet sans dépendre d'un module compagnie, et inversement.
Ce qu'il ne faut pas attendre d'un outil
Aucun logiciel ne qualifie juridiquement un désordre, ne négocie une exclusion, ni ne remplace le devoir de conseil. L'outil doit faire disparaître la charge répétitive — lire, classer, comparer, relancer, archiver — pour rendre du temps à l'expertise. C'est précisément l'objet de DO Pilote.