Décomposer le temps réellement consommé
Nous ne publions pas de statistique de marché sur ce point : il n'en existe pas de source publique fiable. Ce qui est en revanche facile à objectiver dans un cabinet, c'est la décomposition des tâches ci-dessous, dont chacun peut mesurer la durée réelle sur ses propres dossiers. Les ordres de grandeur indiqués sont des hypothèses de travail à ajuster, pour une opération comportant une douzaine d'intervenants et environ dix-huit mois de travaux.
- Identification des intervenants et de leurs contacts : 2 à 5 heures.
- Première demande de pièces, entreprise par entreprise : 3 à 6 heures.
- Relances successives, souvent trois à six cycles par intervenant : 5 à 15 heures.
- Lecture et vérification des attestations, contrôle des périodes et des activités : 3 à 8 heures.
- Classement, renommage, archivage : 2 à 4 heures.
- Reconstitution du dossier à la réception, préparation de la clôture : 2 à 4 heures.
Les coûts cachés
- Retard de clôture : l'attestation définitive de DO tarde, la revente ou le refinancement du client se bloque.
- Perte d'information : un collaborateur quitte le cabinet et son historique d'échanges disparaît avec sa boîte mail.
- Double travail : la même attestation redemandée deux fois parce que personne ne sait si elle a été reçue.
- Risque de recours affaibli : si l'entreprise à l'origine du désordre a disparu et que son assureur décennal n'est plus identifiable faute d'attestation conservée, le recours subrogatoire devient très difficile à mener.
- Charge mentale et démotivation des gestionnaires, sur une tâche entièrement répétitive.
L'ordre de grandeur économique
Le calcul est simple à refaire chez soi, et c'est la seule méthode honnête : nombre d'heures réellement constatées sur un échantillon de dossiers, multiplié par le coût horaire chargé de vos gestionnaires, multiplié par le nombre de dossiers DO traités dans l'année. Nous n'avançons aucun montant à votre place : la variable qui change tout est le nombre d'intervenants par opération, et il varie du simple au triple d'un portefeuille à l'autre.
Où se situent les vrais gains
- Automatiser la lecture des pièces : dates de validité, entreprise, activité, nature du document.
- Contrôler automatiquement la garantie à la date d'ouverture de chantier et repérer les exercices d'attestation encore attendus par la compagnie.
- Générer la demande de pièces personnalisée par intervenant, avec les périodes exactes manquantes.
- Historiser chaque échange dans le dossier, et non dans une boîte individuelle.
- Conserver un classement normalisé, exploitable des années après la clôture.
Ce qui doit rester humain
L'analyse de la nature décennale d'un désordre, la négociation avec l'assureur, l'appréciation d'une clause d'exclusion, le conseil au client : ce sont des actes de courtage à valeur ajoutée. La collecte documentaire ne l'est pas. Séparer les deux est le principal levier de productivité d'un cabinet.